Automatisation Make : Comprendre son potentiel en 10 minutes

Make.com est l’outil qui va révolutionner la productivité dans les années à venir. Aujourd’hui, chaque entreprise à des centaines de processus, souvent répétitifs, ennuyeux, non stimulants pour ses employés. C’est là qu’intervient l’automatisation Make. Dans cet article je vais te présenter en 5 points l’importance de Make et pourquoi tu dois le maitriser pour gagner du temps et par conséquence, de l’argent dans ton activité.

Make.com, qu’est-ce que c’est ?

Make.com est un SAAS (Software as a service), anciennement appelé Integromat, qui permet d’automatiser des processus digitaux.

La force de Make, c’est son nombre incalculable d’applications pouvant être liées entre elles. En fait Make n’a rien vraiment crée. Il permet surtout de mettre en relation les outils d’une entreprises entre eux en créant des scénarios. Ces scénarios peuvent donc être déclenchés à tout moment pour venir effectuer plusieurs tâches 100% automatisées.

Les avantages d’une automatisation Make

Automatiser une activité n’a que du positif. Voici les principales raisons :

Economie de temps

Tu peux ainsi profiter de ce temps gagné pour te concentrer sur d’autres tâches plus rentables. De même si tu automatises le travail d’un salarié.

Economie d’argent

Evidemment si toi ou tes employés ont plus de temps pour accomplir plus de tâches, automatiquement tu dépenses moins pour générer plus.

Travail plus efficace

Parfois, en discutant avec des clients, ils me disent qu’ils auraient bien aimé mettre en place certaines actions dans leur entreprise, mais pour des raisons de temps et de priorité, ils ne pouvaient se le permettre.

Ainsi, avec une automatisation Make, on peut tout à fait mettre en place des actions qui seraient beaucoup trop chronophages pour toi ou tes employés et ainsi délivrer améliorer les prestations et le fonctionnement de l’entreprise.

Pas d’imprévu possible

Une automatisation Make est un programme informatique. Ce qui signifie qu’une fois en place, on évite systématiquement les imprévus et les erreurs. Oubli de pièce jointe, mauvais copié-collé, employé malade, enceinte…

L’automatisation fonctionne en permanence, et fera exactement ce qu’on lui demande de faire.

Voici les 4 raisons principales qui devraient te convaincre de commencer à automatiser ton entreprise avec Make.

Des exemples d’automatisation Make à mettre en place aujourd’hui

Chaque entreprise a des processus très différents les unes des autres. Donc pour avoir une idée précise de tout ce qui est automatisable, il faut regarder en profondeur ce qui est répété chaque jour, chaque semaine et chaque mois dans l’emploi du temps des personnes de l’entreprise.

Il y a cependant des processus qui sont semblables dans chaque entreprise, c’est ce que je présente en premier dans mes entretiens et ce qui peut être automatisé en priorité dans une structure.

Automatiser la création de documents

Chaque entreprise doit créer des factures, des contrats ou des devis. Ces documents ont souvent le même format avec seulement quelques modifications entre chaque version.

Dans encore beaucoup d’entreprises, c’est une personne qui est chargée de :

• Dupliquer le modèle de document
• Ajouter/retirer les éléments s’appliquant à la situation
• Remplacer les dates, le informations du client…
• Enregistrer le document au format PDF
• Rédiger un mail pour envoyer le document
• Importer le document dans le mail
• Envoyer le mail
• Attendre la réponse du mail
• Marquer le document comme « signé »

Cette personne passe peut-être plusieurs heures par jour à faire cela pour des clients. Comme indiqué plus haut, il s’agit d’une tâche répétitive et non stimulante pour l’employé.

Avec une automatisation Make, tout ça est fait automatiquement. Et l’employé peut alors travailler sur d’autres tâches de l’entreprise et l’aider à croitre davantage.

Automatiser les réseaux sociaux

Selon le type d’entreprise, les réseaux sociaux peuvent être un levier intéressant. Seulement là encore, cela peut représenter une charge de travail importante, notamment en terme de temps.

La clé pour trouver des clients via les réseaux sociaux, c’est de poster du contenu.

Il faut alors :

• Trouver des idées
• Créer le contenu
• Editer le contenu
• Poster le contenu sur chaque réseau

Avec une automatisation Make, chacune des étapes citées ci-dessus peut être allégée voire 100% automatisée. Je t’invite à lire cet article où je te donne une méthode pour automatiser la création d’image pour les réseaux sociaux avec Placid.

Gestion des mails

J’ai parlé précédemment de l’envoi de documents par mail. Il est même possible de complètement automatiser la boite mail de ton entreprise.

Il est possible que régulièrement, des prospects contactent ton entreprise en posant des questions qui reviennent souvent.

Une automatisation que je recommande alors est de créer un système de réponse automatique quand les questions sont informationnelles concernant tes services.

Si tu reçois une ou deux questions par jour, tu peux te permettre d’y répondre directement, mais si tu en reçois une dizaine voire plus, cette automatisation te fait gagner, à toi ou à ton employé un précieux temps.

Voilà un premier exemple d’automatisation des mails, tu peux bien sûr en créer d’autres, je pense notamment à un système qui transfère automatiquement le mail au service dédié en fonctionnement du contenu de celui-ci.

Avec ce genre d’automatisation Make, plus besoin de secrétaire, tout est géré automatiquement !

Plein d’autres systèmes automatisés

Ces 3 exemples sont les automatisations Make les plus parlantes car elles peuvent s’appliquer à un grand nombre de business.

Mais comme je te l’ai dit plus tôt, le plus intéressant c’est quand on regarde en profondeur les différents processus de l’entreprise pour créer des automatisations Make sur mesure qui vont venir faire une réelle différence dans son fonctionnement.

Comment fonctionne Make ?

Si tu es encore là, c’est que j’ai réussi à te convaincre d’automatiser ton business. C’est déjà une grande victoire pour moi, j’en suis content ahah.

Comment créer une automatisation Make ? Dans cette partie, je vais te partager les bases, mais je t’invite à consulter les autres articles de blog et ma chaine Youtube pour avoir un maximum d’informations par rapport à ce dont tu aurais besoin. Si tu ne trouves pas, je t’invite à laisser un commentaire sous cet article ou à m’envoyer un message sur Instagram.

Les scénarios sur Make

Pour créer une automatisation Make, on utilise un scénario. Il s’agit simplement d’un enchainement d’action (appelées « modules ») qui vont s’executer les uns après les autres.

Sur Make, l’interface d’un scénario est très simple à prendre en main. Il s’agit d’un système en drag and drop (glisser-déposer) qui nous permet de choisir l’ordre dans lequel les modules seront executés.

Par exemple, si on veut générer une facture pour un client et lui envoyer par mail avec un texte généré par intelligence artificielle, on aurait les modules dans l’ordre suivant :

• Google Sheets pour récupérer les informations du client
• Google Docs pour générer le document avec les informations du client
• Open AI, pour créer le message personnalisé du mail
• Gmail pour créer et envoyer le mail à notre client

L’ordre des modules est très important puisque, comme tu peux le constater dans l’exemple ci-dessus, nous ne pouvons pas envoyer le mail avant d’avoir crée le document et le message personnalisé.

Les modules sur Make

Comme je te l’ai dis, un module correspond à une action spécifique d’un outil (appelé aussi « Application). Quand tu ajoutes un module sur Make, tu as une liste très longue d’applications partenaires de Make que tu peux ajouter dans tes scénarios.

Connecter une application à Make

Quand tu ouvres un module pour la première fois, Make t’invite à te connecter à cette application en général avec un bouton « Create a connection ». Cette connexion n’est à faire qu’une seule fois pour chaque application Make.

Le mode de connexion peut différer d’une application à une autre, parfois un simple popup vers l’application sur laquelle tu veux te connecter s’ouvrira pour valider la connexion. Parfois, on te demandera une clé API de l’outil que tu souhaites automatiser. Sinon, comme c’est le cas pour Gmail et Twitter, par exemple la connexion est un peu plus complexe.

Dis-moi en commentaire si tu n’arrives pas à connecter ton application à ton compte Make, je t’aiderais rapidement 🙂

Les paramètres d’un module

Quand tu as choisi ton module, une fenêtre s’ouvre alors avec les paramètres du module. Certains paramètres doivent obligatoirement être renseignés pour que le module puisse fonctionner. D’autres sont facultatifs et peuvent être utiles selon tes besoins.

Je ne peux pas t’expliquer le fonctionnement de tous les paramètres de chaque modules (il y en a beaucoup trop), mais de manière générale, quand tu ajoutes un module, tout est clair et intuitif.

Si on prend l’exemple de notre module « Send an Email », de Gmail, les paramètres sont les suivants :

• To, qui permet d’ajouter des destinataires au mail qu’on envoie
• Subject, qui spécifie l’objet du mail
• Content, qui correspond au contenu du mail
• Attachments qui nous permet d’ajouter des pièces jointes au mail

Certains modules proposent d’afficher des paramètres avancées, dans le cas de celui-ci, en cliquant sur « Show advanced settings, on peut :

• Ajouter un destinataire en copie
• Ajouter un destinataire en copie cachée

Les variables sur Make

C’est un concept important à connaître quand on crée une automatisation Make. Le concept de variable permet de récupérer des informations renvoyées par un module.

Si on prend l’exemple de notre automatisation ci-dessus, avec le module OpenAI, une fois exécuté, il va nous renvoyer des informations.

Parmi les informations qu’il nous renvoie, on retrouve le résultat de ce que nous lui avons demandé, à savoir un message personnalisé pour M.Dupont.

Ce résultat, nous allons ainsi pouvoir le réutiliser dans le module de Gmail, dans la partie « Content » du mail. Pour cela, on fait appel à la variable « Result » du module « OpenAI ».

La clé pour tout comprendre sur Make

Make est un outil incroyablement puissant pour automatiser tous les processus de ton activité. Par conséquent, il peut paraitre complexe aux premiers abords.

Ce que je te recommande quand tu débutes, c’est de prendre le temps de faire des tests.

Essaie des modules, regarde quelles informations ils renvoient et ajuste en fonction de tes besoins. C’est pour moi la meilleure façon d’apprendre à utiliser cet outil incroyable.

Maintenant, si tu n’as pas le temps et que tu souhaites un résultat rapide, je t’invite à me contacter pour voir ensemble ce que nous pouvons faire pour automatiser tes processus actuels. Tu peux me contacter sur Instagram ou directement sous cet article.

Conclusion : Automatisation Make

Il est difficile de résumer tout le potentiel de Make en un seul article. Chaque module a son propre fonctionnement et selon les besoins de chaque business, il faudrait des heures pour tout traiter.

Je t’invite cependant à explorer mon blog ou ma chaine Youtube pour trouver les contenus qui seraient susceptibles de t’aider dans l’automatisation de ton activité.

Comme je l’ai écris plusieurs fois, si tu as besoin d’une aide spécifique, dis-le moi en commentaire, je pourrai rédiger un article et créer une vidéo sur ta problématique, pour t’aider toi et les personnes qui rencontrent ce même problème.

Merci de ton attention, j’espère avoir été clair !

Je te dis à très bientôt

Nathan