Réponse automatique mails : La solution la plus efficace est gratuite !

Comment mettre en place un système de réponse automatique de tes mails ? Selon la taille de ton activité, il est possible que chaque jour, tu reçoives des dizaines de mails avec les mêmes questions. Si bien que chaque jour, tu passes un temps bien trop important à répondre aux mêmes questions encore et encore… Dans cet article, je vais te présenter une solution bien trop sous-estimée en France, qui te permet de mettre en place une réponse automatique de tes mails. Le meilleur dans tout ça : C’est gratuit !

Pourquoi il te faut un système de réponse automatique des mails ?

Aujourd’hui, la quasi totalité des communications d’une entreprise se fait par mail. On envoie les factures par mail, on envoie les contrats par mail, on négocie par mail…

As-tu déjà compté ton temps quotidien passé dans ta boite mail ? Que ce soit pour les lire, ou pour répondre aux prospects/clients qui ont des questions ou des besoins ?

Spoiler alert : Il est colossal.

La raison : Chaque mail est une opportunité de gagner de l’argent de manière directe ou indirecte. Voilà pourquoi on y accorde autant d’importance et de temps.

Peut-être que ce n’est plus toi personnellement qui gère tes mails. Peut-être que tu embauches quelqu’un qui est chargé de faire ce boulot. Dans ce cas-là, demande-lui combien de temps cette personne passe par jour à lire et à répondre aux mails.

L’automatisation, une solution à explorer ?

Si on prenait le temps de décortiquer le temps passé dans notre boite mail, on constaterait que :

• 30% du temps est dédié à la réponse aux prospects
• 25% du temps est dédié à la réponse aux clients
• 20% du temps est dédié à l’envoi de documents adminisratifs
• 10% du temps est dédié aux communications avec le reste de l’entreprise
• 15% du temps est dédié au tri et à l’archivage des emails

Dans cette répartition fictive, on remarque alors que 55% du temps passé consiste simplement à répondre. Parmi ces réponses, selon le type de message à envoyer, on retrouvera souvent le même type de message.

Un message informatif concernant les services, les tarifs ou les informations globales de l’entreprise (localisation, horaires, zone géographique…).

Et quand on répète souvent les mêmes choses au sein d’une entreprise alors… on peut l’automatiser !

Comment automatiser la réponse automatique des mails ?

Rentrons un peu plus dans le vif du sujet, comment on fait ?

Pour mettre en place un système de réponse automatique des mails, on va répertorier le plus d’informations possible concernant l’entreprise dans un document texte.

Ce document doit être le plus complet possible (sans les informations confidentielles bien sûr), il doit comprendre absolument tout ce que l’entreprise peut être amené à partager à ses clients et prospects. A savoir :

• Nom de l’entreprise et domaine d’activité principal.
• Taille de l’entreprise (nombre d’employés, équipes, etc.).
• Mission et valeurs principales (ce que l’entreprise représente, ses engagements).
• Offres et services proposés (produits ou services principaux, leurs avantages).
• Public cible (type de clients ou prospects auxquels tu t’adresses, secteur d’activité de tes clients).
• Structure des équipes et rôles (qui fait quoi, qui est en charge de quel service).
• Informations sur les clients existants (principaux types de questions/problèmes, fréquence des demandes, satisfaction générale).
• FAQ et questions courantes des prospects (informations récurrentes que les prospects cherchent).
• Politique de suivi des clients (processus d’accompagnement après achat, relations clients).
• Types de documents fréquemment envoyés (contrats, factures, devis, manuels).
• Politique de tarification (grilles tarifaires, promotions en cours, prix spécifiques pour certaines catégories de clients).
• Processus de gestion des prospects (phases de qualification, suivi des prospects).
• Ton et style de communication (formel, informel, mixte).
• Délai de réponse idéal (sous combien de temps les mails doivent être traités).
• Partenaires ou fournisseurs importants (si des emails entrants concernent des collaborations externes).
• Problèmes récurrents et objections fréquentes des clients (ce à quoi il faut faire attention dans les réponses).
• Modalités de paiement et processus (détails des méthodes de paiement, facturation).
• Politique de retour ou d’annulation (comment gérer ce type de demandes).
• Langues parlées dans l’entreprise (si des mails peuvent être reçus dans plusieurs langues).
• Heures d’ouverture et disponibilité de l’entreprise (quand les clients peuvent s’attendre à une réponse).
• Ressources supplémentaires pour répondre aux questions complexes (manuels, bases de données internes, etc.).

Cette liste est à utiliser comme base. Evidemment en fonction des questions et des premiers retours, elle reste modifiable.

Engager une intelligence artificielle

La suite consiste à donner ce document à une intelligence artificielle.

Il s’agit de ta nouvelle secrétaire. On va lui fournir l’ensemble des informations concernant ton entreprise, afin qu’elle la connaisse sur le bout des doigts.

A partir de là, on va pouvoir lui poser n’importe quelle question, et elle sera capable d’y répondre.

Connecter ta boite mail à l’intelligence artificielle

Enfin, la dernière étape consistera à créer une connexion entre la boite mail de ton entreprise avec cette nouvelle secrétaire.

Cette connexion permet de détecter quand un nouveau mail est réceptionné. L’intelligence artificielle lira ce mail, déterminera la nature de celui-ci (question, document, réponse à une question…) puis répondra en conséquence.

Bien sûr, comme dans toute automatisation, cela demande une période de rodage.

C’est à dire que pour commencer, je conseille à chaque entreprise qui commence à automatiser ses mails, de d’abord créer des brouillons.

Les brouillons permettent de vérifier le message envoyé par l’IA. Est-il correct, répond-il correctement à la demande du prospect, etc. Même si le message n’est pas directement envoyé, cela fait quand même gagner un temps de rédaction considérable.

Après quelques semaines, si l’IA fait correctement le travail, alors on va pouvoir envoyer les mails directement sans passer par la case brouillon.

Quel coût pour mettre en place un système de réponse automatique des mails ?

Il existe très certainement des outils pré-faits qui permettent d’automatiser la réponse automatique des mails. Le but de cet article n’est pas de te les présenter, parce qu’ils coutent de l’argent.

Je voulais te présenter une solution qui ne coutera rien. Ou quasiment rien.

Pour faire simple, la raison pour laquelle on paie si peu, c’est parce qu’on crée ce système nous-même.

On utilise pour cela trois outils :

• Une intelligence artificielle, pour lire, traiter et rédiger les mails de tes prospects/clients
• Un outil de mail (outlook, gmail, une connexion SMTP)
• Un outil d’automatisation, pour créer un scénario complet de réponse aux mails

La seule chose qui te coutera de l’argent, c’est l’IA (compter plus ou moins 1 centime par mail de 300 mots), ce qui est vraiment un tarif ridicule.

La seule chose que ça te demande réellement, c’est du temps. Si tu veux que je mettes ça en place pour toi, travaillons ensemble via le lien suivant : https://www.upwork.com/

Création de l’automatisation : réponse automatique mails

Maintenant que nous avons vu la théorie, nous allons pouvoir passer à la pratique.

Pour commencer, nous allons créer un compte sur deux outils :

• Make.com
• Open AI API

Make est l’outil que nous utilisons pour créer tout notre système automatisé. Tandis que Open AI API nous permet de faire appel à une IA avec Make. Si tu ne connais pas du tout Make, je t’invite à lire cet article où je te partage le potentiel de Make et comment l’utiliser.

Création du scénario sur Make

Rendez-vous sur Make et créons un scénario. (Si tu ne veux pas perdre de temps à créer le scénario, clique sur ce lien pour directement télécharger le mien, il ne te restera plus qu’à changer les textes et à connecter les modules à ton propre compte 🙂 )

La première chose à faire est d’ajouter notre module d’email. Selon le client mail que tu utilises, tu peux chercher :

• Gmail
• Outlook
• Email (si tu à les serveurs SMTP de ton compte mail)

Dans cet article, je vais utiliser le module Email, mais sache que le fonctionnement est pratiquement le même. Tu me diras en commentaire si tu bloques.

Parmi les modules de l’application que tu as choisi, tu vas sélectionner « Watch emails ».

Si c’est la première fois que tu utilise un module de cette application, tu vas devoir créer une connexion. Là, le fonctionnement diffère légèrement selon l’application que tu as choisi.

Si tu as choisi Gmail et que ton adresse se termine en @gmail.com, alors je t’invite à suivre ce tutoriel qui te montre comment connecter Gmail à Make. Si tu as choisi Email, tu peux te connecter via Google également en suivant le même tutoriel ou te connecter via IMAP si tu possèdes les informations fournies par ton serveur. Quant à Outlook, un simple popup s’ouvrira pour te demander les autorisations nécessaires.

La partie connexion avec les outils mails est souvent compliquée, je te laisse m’envoyer un message sur Instagram si besoin ou directement me poser tes questions en commentaire sous cet article.

Récupérer les mails reçus

Une fois ton Application mail connectée à Make, le contenu de ton module « Watch Emails » devrait apparaître. Ce module permet de récupérer les nouveaux mails reçus.

Globalement, le module Watch emails va fouiller dans ta boite mail et récupérer tous les mails qu’il n’avait pas vu la dernière fois qu’il a regardé.

Le module a plusieurs paramètres (selon ton application de mail, ils peuvent différer légèrement) :

• Dossier, si je veux uniquement récupérer les mails d’un dossier de ma boite mail en particulier
• Critère, qui me permet de préciser si je veux uniquement récupérer les mails lus, non lus ou les deux
• Envoyeur, pour uniquement récupérer les mails provenant d’une adresse spécifique
• Destinataire, pour uniquement récupérer les mails destinés à une adresse spécifique
• Objet, pour récupérer les mails dont l’objet contient un mot ou une phrase particulière
• Phrase, pour récupérer les mails dont le contenu contient un mot ou une phrase particulière
• Marquer comme lu après l’avoir récupéré
• Nombre maximum de mail à récupérer

Dans le cas de notre article, on veut récupérer tous les mails, donc on va simplement mettre le « Dossier » sur « INBOX », « Critère » en « All emails » et « Nombre maximal de résultat » à 5 pour l’article.

En cliquant sur « OK », on nous demande à partir de quand souhaite-t-on récupérer les mails. Je te conseille de séléctionner « All emails » dans un premier temps.

Clique sur « Ok », puis on peut déjà faire un premier test en cliquant en bas à gauche, sur « Run Once ».

Résultat retourné par Watch emails

Comme convenu, le module a bien trouvé 5 mails dans ma boite mail. A chaque fois qu’il trouve un mail, il crée ce qu’on appelle un bundle, une sorte de pack de données.

Dans chaque bundle, on retrouve notamment les informations suivantes :

• La date de réception du mail
• L’objet du mail
• L’adresse et le nom de l’expéditeur
• L’adresse et le nom du destinataire
• Le contenu du mail
• Les pièces jointes s’il y en a

C’est super, notre automatisation peut à présent récupérer les mails de notre boite mail. Continuons.

Fournir à l’IA la présentation de notre entreprise et de ses services

L’étape suivante consiste à créer notre IA.

Pour ce faire, on va cliquer sur le + à droite de notre module, chercher « Open AI » et ajouter le module « Create a Completion ».

Là encore, nous allons devoir créer une connexion entre Open AI et Make.com. Pour la créer, il nous faut une clé API, que tu peux trouver à l’adresse suivante : https://beta.openai.com/account/api-keys (une fois connecté à ton compte Open AI).

Clique sur « + Create new secret key », puis copie-colle là dans le champs Make.

Après cela, les paramètres du module « Create a Completion » apparaitront.

Dans ce module, on va :

• Laisser « Create a Chat Completion » dans le paramètre « Select Method »
• Utiliser le Model gpt-4o (system)
• Spécifier 1000 Max Tokens
• Ajouter des messages

Pour ajouter des messages, il te suffit de cliquer sur le petit plus. Dans notre situation, nous allons ajouter deux messages.

Les messages donnés à l’IA

Le premier sera un message « System ». Le message content sera :

« Tu es le secrétaire de mon entreprise [Nom de l’entreprise], tu m’aides à répondre aux mails entrants de la part de mes prospects et mes clients. Je compte sur toi pour répondre au mieux à leurs attentes en restant courtois et disponible pour eux. Signe tous tes mails comme suit : [Ajouter signature]. Pour t’aider à répondre aux mails, voici une présentation complète de l’entreprise [Nom de l’entreprise] : [Ajouter ta présentation]. »

Maintenant, pour le second message, il s’agit d’un message « User », dans lequel on ajoute le contenu : « Je souhaite que tu répondes au mail suivant, envoyé de la part de [Variable Sender name] : [Variable Text content] ».

Les deux variables ci-dessus seront accessibles quand tu cliqueras sur le champs texte du paramètre, une fenêtre te permettra de sélectionner des valeurs qui ont été renvoyées par le module « Email » que nous avons créé précédemment.

Une fois le module configuré, nous pouvons effectuer un nouveau test, afin de savoir si l’IA a bien compris ce qu’on lui demande.

Pour cela, tu peux t’envoyer personnellement un mail avec une question type. Puis faire un clic droit sur le module « Email », « Choose where to start », puis « Select the first email ». Une liste d’emails devraient s’ouvrir, pour te permettre de choisir le mail que tu souhaites utiliser pour le test, tu peux choisir ton mail type.

Une fois ton mail choisi, tu peux cliquer sur « Run Once » pour lancer un test. (Ne t’inquiète pas, pour l’instant aucune réponse n’est envoyée à personne).

Résultat du test

Si ton test est concluant et qu’il n’y a pas d’erreur, tu devrais pouvoir cliquer sur le petit cercle au dessus du module Open AI. Cela te permet de voir la réponse de notre IA.

Dans la partie « OUTPUT », nous avons donc un bundle, dans lequel nous retrouvons le résultat de l’IA. Ce résultat, c’est le mail de réponse qu’elle a généré à partir du mail du prospect ou du client.

Dans le cas de mon exemple, j’ai simplement envoyé un mail qui demande quels sont les services proposés par mon entreprise. La réponse de l’IA répond donc parfaitement à cette demande.

Je t’invite à faire plusieurs tests avec tout type de question pour voir le comportement de l’IA. Cela te permettra d’ajuster le message system que nous avons crée juste avant.

Créer une réponse en brouillon

Maintenant que l’IA nous a crée notre réponse, nous pouvons créer un brouillon de cette réponse.

Comme je te l’ai dis plus tôt dans cet article, créer un brouillon nous permet de nous assurer que les réponses sont bonnes dans un premier temps. Il est fort probable qu’au début, les réponses de l’IA ne te conviennent pas et que tu aies besoin de modifier le message system.

C’est après quelques jours de rodages que tu pourras être sûr que les mails pourront être envoyés directement.

Pour créer la réponse en brouillon, nous allons ajouter un nouveau module sur Make. Pour cela, clique de nouveau sur le + à droite du module OpenAI. Retrouve l’application de mail que tu as utilisé, puis ajoute le module « Create a draft ».

Les paramètres sont à remplir sont les suivants :

• Folder : pour spécifier là où ton brouillon sera enregistré. Je te conseille forcément de le mettre dans le dossier « Drafts » si tu en as un
• To : qui te permet de spécifier l’adresse du destinataire de ta réponse. Ici, ajoute d’abord un « recipient », puis dans le champs « Email address », utilise la variable « Send email » renvoyée par premier module « Watch Emails » de notre scénario.
• Subject : Qui correspond à l’objet du mail de réponse. Je te suggère de taper « RE : « , puis de récupérer la variable « Subject » renvoyée par le module « Watch Emails ».
• Content Type, tu peux mettre « Plaintext ».
• Content, c’est le contenu de ton mail. Ajoute la variable « Result » renvoyée par Open AI.

Clique sur « OK », puis relançons un test en cliquant sur « Run once ».

Résultat de notre test

Comme tu peux le voir, un brouillon a bien été créé dans ma boite mail, avec le contenu du mail généré par OpenAI. Ce mail est prêt à être envoyé, je n’ai plus qu’à cliquer sur « Envoyer » et mon prospect recevra les renseignements dont il a besoin !

Programmer notre automatisation tous les jours

Maintenant que tout a l’air de bien fonctionner, nous pouvons lancer l’automatisation de manière régulière. C’est à dire que nous pouvons faire en sorte que l’automatisation soit exécutée par exemple tous les jours à 8:30.

Pour ce faire, en bas à gauche, en dessous du bouton « Run once », clique sur « OFF » pour faire passer l’automatisation en « ON ».

Ensuite, clique sur le rectangle juste à droite. Normalement sur les nouveaux scénarios, le délai est toutes les 15 minutes.

Ici tu peux donc mettre l’intervalle que tu souhaites. Soit tu laisses « At regular intervals » en vérifiant toutes les heures si l’automatisation détecte de nouveaux mails.

Soit tu choisis certains jours de la semaine ou certaines heures de la journée. A toi de voir selon la situation de ton entreprise.

Conclusion : Réponse automatique mails avec Make

Mettre en place un système de réponse automatique de tes mails peut être un excellent moyen de te faire gagner du temps dans ton activité.

Même si actuellement quelqu’un gère déjà tes mails, le temps gagné lui permettrait de travailler sur d’autres tâches pour faire grandir ton activité.

Certes, cela demande un petit peu de temps de mettre ce système en place, car on demande à une IA de répondre à notre place. Mais une fois bien calibrée, le temps gagné est phénoménal.

Je pense qu’il faut voir ça comme former un salarié. Cela prends du temps, mais ça nous permettra d’être tranquille par la suite.

Surtout qu’ici, l’automatisation ne te coute presque rien !

J’espère que ce tutoriel t’a aidé. Encore une fois si tu as la moindre question, n’hésite pas, je serai ravi de t’aider 🙂 Et si tu veux qu’on travaille ensemble, je te laisse cliquer sur le lien suivant : https://www.upwork.com

A bientôt pour de nouveaux conseils automatisation !

Nathan